چگونه می توان کیفیت را بهبود بخشید ؟

چگونه می توان کیفیت را بهبود بخشید ؟، راه طولانی باید طی شود و کارهای متعددی صورت گیرد ، در مراحل مختلف نیاز به شناسایی وضعیت فعلی داریم و عزمی راسخ جهت بهبود این وضعیت در این نوشته تلاش خواهد شد یکی از ایزارهای موثر در شناخت جنبه های گوناگون مرتبط با کیفیت مورد بررسی و تشزیح قرار گیرد .

 اصل پارتو چیست ؟

اصل پارتو یا قانون ۸۰:۲۰ بیان می کند ۲۰ درصد از عوامل ۸۰ درصر مسائل را می افرینند و هشتاد درصد از عوامل سبب بیست درصد از بیست درصد مسائل هستند .

این موضوع که توسط ویلفرد پارتو ، اقتصاددان ایتالیایی مطرح شد قانون اثبات شده علمی نیست ولی به طور معمول در بیشتر امور اجتماعی و اقتصادی صادق است . مثلا گفته می شود حدود ۸۰ درصد ثروت جامعه در اختیار ۲۰ درصد افراد است . از این اصل برای شناسایی عوامل تاثیرگذار بر کیفیت استفاده کرده اند و نموداری به نام پارتو ایجاد شده است .

نمودار پارتو نموداری است برای نشان دادن و دسته بندی اطلاعات تا معلوم شود چه علتهایی در شکل گیری معلول بیشترین نقش را دارند .

نمودار پارتو را می توان به عنوان اولین قدم در ایجاد بهبود در محیط کاری به کار برد . با یک نگاه به نمودار پارتو تمام افراد میتوانند ببینند که دو یا سه عمال بیشترین مسائل را بوجود آورده اند و تعداد زیادی از عوامل نقش بسیار کمی در ایجاد مشکلات داشته اند . بنابراین پایه ای برای فهم و درک مشترک بین افراد گروه ایجاد شده و تعریف اهداف دقیق برای دستیابی به میزان مشخص از بهبود میسر می گردد .

تجربه نشان داده است که به نصف رساندن مهمترین عامل ، بسیار ساده تر از کاهش اندک در میزان یک عامل کم اثر است . در حالی که تاثیر آنها بر روی کیفیت و بهبود ، درست برعکس خواهد بود .

 

چگونه پارتو را رسم کنیم ؟

پس از اینکه مجموعه ای از اطلاعات عددی در مورد عوامل و ذلایل مرتبط با کیفیت محصولات تولیدی جمع آوری شد با پیروی از مراحل زیر می توانیم نمودار پارتو را رسم کنیم :

مر حله اول : اطلاعات جمع آوری شده را به صورت نزولی مرتب کنید .

مرحله دوم : اقلامی را که کمترین تاثیر را داشته به عنوان سایر دسته بندی کنید و اطلاعات آنها را با هم جمع کنید .

مرحله سوم : اطلاعات هر یک از اقلام را به صورت درصد محاسبه کنید و فراوانی تجمعی و درصد تجمعی را به دست آورید .

مرحله چهارم : نمودار پارتو را به صورت زیر رسم کنید :

الف ) محور عمودی سمت چپ نمودار برای نشان دادن اطلاعات اصلی جمع آوری شده مانند تعداد موارد ( فراوانی ) ، هزینه و غیره به کار می رود . درجه بندی این ستون بر حسب مجموع اطلاعات جمع آوری شده انجام می شود .

ب) محور افقی شامل عناوین مقوله ها ( موارد ) می باشد. این محور با توجه به تعداد مقوله ها ( شامل موارد اصلی و مقوله سایر ) به فاصله های مساوی تقسیم می شود و عناوین مربوط به موارد به ترتیب نزولی در زیر این محور ثبت می شود به طوری که مقوله سایر در انتهای سمت راست نمودار قرار می گیرد .

ج) محور عمودی سمت راست نمودار از نقطه انتهایی محور افقی ( مقوله سایر ) رسم شده و بر حسب درصد درجه بندی می شود. از این ستون برای تحلیل و تفسیر اطلاعات و نقش آنها در کل مقولات استفاده می شود .

د) نام مناسبی برای نمودار انتخاب کنید . دوره زمانی داده های مورد استفاده را ذکر کنید و منابع آنها را عنوان کنید .

مرحله پنجم : با استفاده از اطلاعات جمع آوری شده ، ستونها و منحنی نمودار را رسم کنید . برای اینکار ابتدا اطلاعات ثبت شده را براساس مقولات مرتب شده در روی محور افقی و درجه بندی محور عمودی سمت چپ ، به صورت نمودار ستونی رسم کنید. طول ستونها نشان دهنده فراوانی مقوله مورد نظر می باشد. سپس براساس درصد تجمعی و با توجه به درجه بندی محور عمودی سمت راست منحنی مربوط به درصد اقلام را ترسیم کنید.

مرحله ششم : با توجه به نمودار رسم شده نقش هر کدام از اقلام را در کل عیوب و اشکالات شناسایی کرده ، مورد بررسی و تفسیر قرار دهید .

 

نکاتی که در رسم استفاده از نمودار پارتو باید مورد توجه قرار گیرد

–  از نتیجه گیری فوری و بدون تحلیل اطلاعات بپرهیزید .

–  نوع اطلاعات بکار گرفته شده باید یکسان باشد ( برای مثال تعداد خرابی در اثر عوامل مختلف )

–  به منظور تحلیل و تفسیر بیشتر اطلاعات در مورد عوامل و مقوله ها ، می توان نمودارهای پارتوی دیگری برای هزینه ، زمان و … مربوط به مقوله ها و موارد اصلی ترسیم کرد .

–  سعی کنید مقوله سایر را طوری ایجاد کنید که تعداد کل اقلام حدود ۵ تا ۱۰ مورد باشد .

نمودار پارتو را چگونه به کار ببریم

 

مثال : یک شرکت کوچک چاپ و نشر گروهی را مسؤل شناسایی وضعیت کتب معیوب برگشت داده شده از خریداران عمده نمود . این گروه اطلاعاتی را جمع آوری کرده و با طی مراحل زیر به دسته بندی و تفسیر آنها اقدام کرد .

مرحله اول : اطلاعات مربوط به تعداد عوامل بروز عیب به این صورت است :

 

عناوین ( مقوله )	تعداد ( فراوانی )
معایب چاپی جابجائی سطرها خط خوردگی اشکالات صحافی کاغذ نامناسب ناخوانا بودن آسیب دیدگی در حمل و نقل چسبیدن ورقها پارگی صفحات جابجا بودن صفحات	۳۸ ۱۲ ۱۲ ۷ ۳ ۳ ۳ ۲ ۲ ۱
جمع	۸۵

 

مرحله دوم : با توجه به اطلاعات فوق مشاهده می شود که تعداد ۶ مورد از مقوله ها ، فراوانی پائینی دارند و بنابراین میتوان جمع آنها را به عنوان سایر در نظر گرفت .

مرحله سوم : برای محاسبه درصد هر یک از مقوله ها ، تعداد ( فراوانی ) مربوط به آن مقوله را به جمع فراوانی تقسیم کرده و در عدد ۱۰۰ ضرب می نمائیم . در ستون درصد تجمعی ، جمع درصد اقلام ثبت می شود . بنابراین اطلاعات جمع آوری شده به صورت ذیل جمع بندی شد :

 

عناوین	تعداد فراوانی	فراوانی تجمعی	درصد	درصد تجمعی
معایب چاپی جابجائی سطرها خط خوردگی اشکالات صحافی سایر	۳۸ ۱۳ ۱۲ ۷ ۱۵	۳۸ ۵۱ ۶۳ ۷۰ ۸۵	۷/۴۴% ۳/۱۵% ۱/۱۴% ۲/۸% ۷/۱۷%	۷/۴۴% ۶۰% ۱/۷۴% ۳/۸۲% ۱۰۰%
جمع	۸۵		۱۰۰%

 

 مرحله چهارم : برای رسم نمودار پارتو مربوط به مثال فوق به ترتیب زیر عمل می کنیم :

الف ) اطلاعات مربوطه را در نرم افزار EXCEL  ثبت و نمودار پارتو مربوطه را به شکل فوق ترسیم میکنیم . ( جهت ترسیم نمودار فوق در نرم افزار Excel  با ما در ارتباط باشید . )

ب ) با توجه به مسئله مورد بررسی ، نام نمودار ” نمودار پارتو برای بررسی دلایل برگشت کتب ” انتخاب می شود .

مرحله پنجم : با توجه به جدول فوق ، نمودار به صورت زیر تکمیل می شود .

 

 

مرحله ششم : با نگاهی به نمودار فوق می بینیم که معایب چاپی حدود ۳۵ درصد از کل عیوب موجود در کتاب های برگشتی را تشکیل می دهند . بنابراین به منظور بهبود کیفیت و کاهش تعداد کتب معیوب بهتر است روی این موضوع تمرکز نموده و سعی کنیم کاهش ۵۰ درصدی معایب چاپی منجر به بهبود عمده ای در محصولات این شرکت خواهد شد .

لازم به ذکر است که ممکن است برای انتخاب موضوع جهت بهبود ، نیازمند در نظر گرفتن عوامل دیگری هم باشیم ، برای مثال در مورد فوق ممکن است هزینه و یا زمان مورد نیاز برای هر کدام از مقوله ها نیز از اهمیّت کافی برخوردار باشند که در این صورت می توانیم با ترسیم نمودارهای پارتو مربوط به آنها ، انتخاب مناسب تری داشته باشیم .