چطور یک جلسه‌ی تک به تک عالی داشته باشیم؟
منتشره شده در چهارشنبه ۱۸ دی ۱۳۹۸
چطور یک جلسه‌ی تک به تک عالی داشته باشیم؟
۵عنصر کلیدی برای ایجاد یک جلسه‌ی تک به تک عالی وجود دارد.برای اینکه بدانیم چطور یک جلسه‌ی تک به تک عالی داشته باشیم در ادامه این مقاله با ما همراه باشید.
- مکان صحیح :بهترین مکان برای یک جلسه‌ی تک به تک، مکانی «خنثی» است. فراخواندن یک عضو جدید تیم به دفترتان شاید باعث شود او فکر کند که کار اشتباهی انجام داده است، حتی اگر همکارانش بدانند که شما فقط یک جلسه‌ی پیگیری غیررسمی با وی خواهید داشت. بودن در دفتر رئیس همچنین ممکن است مانع از این شود که او مسائل یا نگرانی‌هایش را راحت مطرح کند.مکان جلسه‌ای فراهم کنید که هر دو طرف در آن احساس راحتی کنید. اگر زمان و شرایط اجازه می‌دهد، حتی می‌توانید برای قهوه خوردن به بیرون بروید.با این حال به یاد داشته باشید که رازداری کلید اعتمادسازی با تیم‌تان است. اگر قرار است بازخوردی منفی بدهید یا مشکلات شخصی مورد بحث قرار گیرد، باید آن را در جایی خصوصی و بدون مزاحمت انجام دهید.اگر تیمی را از راه دور مدیریت می‌کنید، شاید امکان جلسات تک به تک حضوری وجود نداشته باشد. در مقابل، شاید مجبور شوید که تلفنی یا به صورت آنلاین جلسه بگذارید. با این حال، مطمئن شوید که همانند جلسات رو در رو، امکان شنیدن مکالمه‌ی شما برای افراد دیگر وجود نداشته باشد. و به یاد داشته باشید که جلسات تک به تک برای افرادی که ارتباط منظم با بقیه‌ی تیم ندارند باارزش‌تر است، پس برای حل نگرانی‌ها و پییگری رشد و توسعه زمان کافی بگذارید.
- زمان صحیح : به برگزاری منظم جلسات تک به تک متعهد و پایبند باشید. چه جلسات هفتگی است و چه دو هفته یک بار، تاریخ را در تقویم خود یادداشت کنید و اینکه فقط در شرایط بسیار خاص امکان تغییر آن وجود داشته باشد (اگر تیم مجازی‌تان در نقاط مختلف جهان است، به اختلاف ساعت دقت کنید). وقتی نشان دهید که این جلسات برای شما مهم است، تیم‌تان نیز آن را جدی می‌گیرد و به خوبی برایش آماده می شود.
- محتوای صحیح : باید تمام آنچه که هر دو طرف نیاز دارند، در جلسه مطرح شود و فقط به همان موضوعات پرداخته شود. بسته به دستور جلسه‌ی شما، پرداختن به هر موضوعی از ۱۵ دقیقه تا یک ساعت احتمالا موثر خواهد بود.
محتوای جلسه باید در سه دسته‌ی اصلی قرار گیرد:
- اهداف، برنامه ریزی و بازخوردی که می‌خواهید مطرح کنید.
- هر مسئله، پیشهاد و راهکاری که عضو تیم‌تان می‌خواهد مطرح کند.
- بحثی گسترده‌تر و غیررسمی در مورد پیشبرد کارها، توسعه فردی، نیازهای آموزشی و اینکه عضو تیم‌تان چه احساسی در مورد نقشش دارد.
با پوشش این نکات، می‌توانید فرصت‌هایی برای کمک گرفتن از یک مربی و دیگر آموزش‌ها را شناسایی کنید تا به عضو تیم‌تان کمک کنید مهارت‌هایش را گسترش دهد و به اهدافش برسد.مهم است که از قبل بر سر یک دستور جلسه‌ی شفاف به توافق رسیده باشید، چون جلسه‌ی غیرمتمرکز می‌تواند بی‌اثر باشد. حواس‌تان به زمان باشد، نکات را خلاصه کنید و دقت کنید که بحث پیش برود. با این حال، مهم است که انعطاف‌پذیر باشید و به افراد زمان بدهید تا مسائل‌شان را به خوبی مطرح کنند. همچنین مطمئن شوید که همه‌ی نکاتی که عضو تیم‌تان می‌خواهد مطرح کند را با جزئیات کافی می‌گوید و می‌داند که چه انتظاری از او می‌رود.
- لحن صحیح : جلسه‌ی تک به تک فرصتی طلایی به شما می‌دهد تا بفهمید که چه چیز واقعا در تیم‌تان رخ می‌دهد و اعضای تیم‌تان واقعا چه احساسی دارند. این جلسات همچنین فضایی امنی برای افرادتان محسوب می‌شوند که می‌توانند آنچه فکر می‌کنند و اینکه چه احساسی دارند را بیان کنند.از لحن مناسب استفاده کنید تا «شکاف قدرت» بین خود و تیم‌تان را کاهش دهید. این کار را با یافتن توازن مناسب بین گشاده‌رویی و حرفهای بودن انجام دهید. این توازن بستگی به شخص و شرایط دارد. شاید با بعضی از اعضای تیم‌تان با لحنی غیررسمی راحت‌تر باشید و ترجیح دهید با دیگران رویکردی رسمی‌تر داشته باشید.همچنین مهم است که هیچ کس بر جلسه سلطه نداشته باشد. سخنرانی نکنید یا مجموعه‌ای از شکایات مطرح نکنید. از ساکت نشستن خودداری کنید. هم شما و هم عضو تیم‌تان باید زمان و فضایی برای طرح صادقانه و مناسب نگرانی‌هایتان داشته باشید و نیز باید فعالانه گوش دهید تا مطمئن شوید که به درستی حرفهای طرف مقابل را دریافت می‌کنید.مهم‌تر از همه، این جلسات فرصتی برای همکاری با یکدیگر در حل مشکلات و افزایش بهره وری است، پس جو را گرم و شاد نگه دارید.
- نتایج صحیح : بسیار آسان است که وقتی در مکالمه‌ای درگیر هستید، ایده‌ها را بشنوید و وقتی در کار روزمره‌تان غرق شدید، آنها را فراموش کنید. بنابراین باید بر سر نتیجه به توافق برسید که چه چیزهایی باید قبل از جلسه‌ی بعدی انجام شود، مسئولیت‌های فرد مقابل پس از این جلسه چه خواهد بود و میزان پیشرفت او چگونه سنجیده خواهد شد.شما و عضو تیم‌تان هر دو باید جلسه را با اهداف کاربردی و مرتبط و یک فهرست به روز شده از کارهای ضروری ترک کنید. بلافاصله و با یک ایمیل پیگیری کنید. در این ایمیل نکات عملی مورد توافق را مجددا یادآوری کنید که شامل زمان‌بندی برای رسیدن به اهداف مورد توافق نیز می‌شود. برنامه‌ریزی برای چک کردن بعضی کارها پیش از جلسه‌ی تک به تک بعدی، به هر دوی شما کمک می‌کند تا در مسیر درست باقی بمانید.
