سه اصل مدیریت تغییر در سازمان ها

شرکت ها اغلب ابعاد و اندازه تغییر مورد نیاز در سازمان ها در زمان معرفی یک فناوری جدید یا تغییر نوع مشتری یا محصول و خدمت را نادیده می گیرند یا ناچیز می شمارند.

با وجود مشکلاتی که یک سیستم جدید تغییر ممکن است شامل شود، اما توجه اصلی اغلب متمرکز بر یافتن فناوری های جدید شرکتی یا به استخدام درآوردن بهترین عرضه کننده می‌باشد.
این جنبه ها در تغییر از اهمیت زیادی برخوردار است؛ اما برای کسب اطمینان از اجرایی شدن درست تغییر به گونه ای که باید انجام پذیرد، کافی نیست.

مدیریت تغییر در مجموع یک سیستم و یا نظام کلی و جهانی است که شامل تعاملات بسیار زیادی می شود. این روند نه تنها باید فناوری و عرضه کننده موجود را تحت تاثیر قرار دهد، بلکه باید تاثیر آن بر کل سازمان مشهود باشد. تاثیر جامع با تغییر تک به تک کارکنان آغاز می شود.
این تغییرات رفته رفته جمع می شوند و تعاملاتی را در سازمان ایجاد می کنند که منجر به تغییراتی در ابعاد جهانی می شود.

با این وجود، عملی کردن این تغییر، خصوصا در مراحل اولیه آن، بسیار سخت است. به عنوان مثال کارمندی را در نظر بگیرید که در ۲۰ سال گذشته برای شرکت مورد نظر بطور مرتب  کار کرده است. در نتیجه اطلاعات بدست آمده برای وی در طی این مدت و البته تجربه بالای وی، بخوبی می داند هر یک از مکانیسم های شرکت به چه صورتی کار می کند و چگونه باید خواسته ها و نیازهای خود را در شرکت محقق کند. با وجود آنکه وی ممکن
است از روش هایی استفاده کند که در شرایط کنونی کمتر از حد مطلوب ارزیابی شوند، اما باز هم او یک کارمند خوب است. به منظور پذیرش و اجرای تغییرات بصورت صحیح، این کارمند نیازمند توجه به مدل تاثیر می باشد.
به عبارت دیگر:

• آموزش در رابطه با چگونگی اجرای تغییر پیش از آغاز اجرای تغییر و نیز آموزش در حین اجرای تغییر
• توجه خاص و ویژه به موقعیت خاص مورد نظر: خیلی معمول و عادی است که مدیران مسئول برای اجرای فرایند تغییر در سر راه دستیابی به اهداف با موانعی در ارتباط با امور عملیاتی معمول سازمان برخورد بکنند. این کارمند در این فرایند ممکن است نیازمند استفاده از ابزارهای جدیدی برای انجام کارهای عادی خودش باشد. رها کردن و تنها گذاشتن وی در طی این فرایند موجب ایجاد اصطکاک های فراوانی می شود.
• انگیزه: لازم و ضروری است که این کارمند در این دوره گذار انگیزه خود را حفظ کند، بنابراین تغییر صحیح و مناسب فرایند تغییر لازم و حیاتی است.
• حمایت و پشتیبانی انسانی: نه تنها مشایعت و همراهی با تیم های پشتیبانی درگیر در مسائل فنی از اهمیت زیادی برخوردار است، بلکه این همراهی باید با تیم های درگیر در مسائل و روابط انسانی کارکنان با یکدیگر نیز اهمیت دارد که مانع از ایجاد ترس یا تقابل
  در کارمند مربوطه در برابر این تغییر مورد نظر می شود.

با این وجود اگر تغییر تحت بهترین شرایط ممکن هم صورت پذیرد، برای شرکت ها مشاهده تغییری اندک در کارایی و اثربخشی فرایندها در حین تطابق پیدا کردن با شرایط جدید، امری عادی تلقی می شود.

برخی منابع شناخته شده از این موضوع تحت عنوان “دره ناامیدی” یاد می کنند. مدت زمان و عمق این دره نسبت مستقیم دارد یا زمان و سختی تجربه شده با کارکنان به منظور تطابق پیدا کردن با روش های کاری جدید در سازمان.

بطور سنتی، موضع شرکت ها نسبت به این دره گذر زمان، صبر و تحمل برای عبور طوفان و باور و اعتقاد به این امر بوده است که مشکلات در نهایت حل می شوند. در حال حاضر، مدیریت تغییر بصورت ضمنی پاسخ قاطعی برای این دست از مشکلات دارد. ثابت شده است که تغییر سازمانی منجر به حداقل شدن زمان و عمق این دره می شود و برای این کار از ارتباط مناسبی بهره می برد که منجر به آموزش و سرگرم شدن کارکنان سازمانی می‌گردد.

علاوه بر این، ثابت شده است این روش می تواند منجر به صرفه جویی های اقتصادی هم بشود.سرمایه گذاری بخش مشخصی از منابع بر روی فرایند کمک کردن به شرکت ها برای آماده‌سازی کارکنان برای تغییرات، تاثیرات محتمل منفی این تغییرات برای کار و اثربخشی سازمان را به حداقل می رساند و در نتیجه تاثیر مستقیم و قابل توجهی در صرفه جویی اقتصادی برای شرکت از خود به جای می نهد، چرا که موجب کاسته شدن از زمان و عمق این دره می شود. از طرف دیگر، افزایش اثربخشی با اجرای سریعتر فناوری های مرتبط با کار و فضای کار، موجب افزایش سودآوری شرکت ها می شود.

وقتی اجرای یک تغییر در سیستم کاری کسب و کار خودتان را دارید، به شما توجه به سه اصل زیر را توصیه می کنیم:

۱- بیگانگی رهبران با پروژه

رهبران تیم های کسب و کار عموما تمایل دارند توجه خود را بر “چیزی” که برای به اتمام رساندن پروژه نیاز است یا محصول نهایی پروژه است، متمرکز کنند و توجهی به “چرایی” و “چگونگی” انجام کار نداشته باشند. با این وجود، این پرسش ها ستون های اصلی مدیریت تغییر هستند.

تعدادی از رهبران کسب و کارها تصور می کنند که تغییرات، در مدیریت سازمان ها بطور خودکار اتفاق می افتند. به عبارتی آنها را به سادگی تعریف تغییر برای کارکنان می دانند. با این وجود، تجربه نشان داده است که فرایند تغییر بدین شکل صورت نمی پذیرد. روش های مدیریت تغییر سازمانی مجموعه ای از روش هایی است که اثربخشی خودشان را در اجرای تغییر در سازمان ثابت کرده اند.

۲- سرمایه گذاری بر روی مدیریت تغییر سازمانی

این روش های جدید پیاده سازی کارآمد تغییر را ممکن می سازند. سرمایه گذاری بر روی آنها تطابق سریع تر با سیستم های جدید و ارتقاء رضایت کارکنان را موجب می شود که منجر به اثربخشی بیشتر شرکت و سازمان می شود.

انتظار داشتن یا وابستگی به فناوری های خاص مدیریت تغییر سازمانی و یک تیم تخصصی منجر به اجرا کارا تر تغییرات می شود. چنین سرمایه گذاری اگر مد نظر شما به عنوان مدیر یا رهبر سازمانی قرار داشته باشد، از سودآوری بسیار زیادی برخوردار است.

۳- ارتقاء درگیری و تعامل کارکنان

تعامل و همراه شدن کارکنان در این روند از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. دلیل آن این است که نه تنها آنها در واقع افرادی هستند که در آینده می خواهند از این فناوری ها یا تغییرات بطور روزانه استفاده کنند، بلکه آنها بهترین معلمین و الگو برای دیگر کارکنان هستند. درگیر شدن کارکنان و آموزش آنها در رابطه با سیستم های جدید کاری به دیگران انگیزه لازم داده و موجب می شود آنها بهتر و بهتر یاد بگیرند، چرا که احساس می کنند از حمایت لازم در هر زمان که به آن نیاز داشته باشند، برخوردار هستند.

انجام کاری برای اولین بار سخت و دشوار است، اما تکرار کردن آن با تجربه و حمایت و پشتیبانی دیگران موضوعی کاملا متفاوت است –  و البته کمتر دلهره آور.