جلسات تک به تک مدیر و کارمند
جلسات تک به تک مدیر و کارمند
مشکلی دارید که می‌خواهید در موردش صحبت کنید، اما رئیس‌تان همیشه مشغول به نظر می‌رسد. پس سکوت اختیار می‌کنید و امیدوارید که مشکل حل شود. از سوی دیگر، به عنوان مدیر، مطمئن نیستید که چطور با یک عضو خجالتی تیم صحبت کنید؛ بدون اینکه باعث ایجاد نگرانی غیرضروری در او شوید.
شاید جلسات تک به تک را کاری طاقت‌فرسا، اتلاف زمان ارزشمند یا حتی تجربه‌ای صرفا ناخوشایند بدانید. اما جلسات منظم و مؤثر بین مدیران و اعضای تیم‌شان هم برای تک‌تک افراد و هم کل تیم، ضروری است.
جلسات تک به تک می‌تواند به شما کمک کند تا اهداف تیم‌تان را مشخص کنید، افراد را راهنمایی و هدایت کنید و حوزه‌هایی را که می‌توانند در آن پیشرفت داشته باشند، شناسایی کنید. جلسات منظم همچنین به شما کمک می‌کند تا شکاف بین خود و تیم‌تان را پر کنید. این کار باعث تقویت روابط درون تیم‌تان می‌شود و محیطی هماهنگ‌تر و باانگیزه‌تر فراهم می‌کند.این مقاله به این مسائل و مزایای بالقوه‌ی دیگرِ جلسات تک به تک مدیر و کارمند و نیز آسیب‌های خودداری از آنها می‌پردازد. همچنین بررسی می‌کند که چگونه این جلسات می‌تواند واقعا کاربردی باشد. در پایان نیز، ۵ گام ساده که کمک می‌کند تا جلسات تک به تک بعدی‌تان را بهتر بسازید، معرفی می‌کند.
مزایای جلسات تک به تک
طبق مدل بلیک موتون، مؤثرترین رهبران برای وظایف و افراد، به‌صورت برابری ارزش قائل هستند. آنها به اهداف تیم‌شان متعهدند و اعضای تیم خود را نیز به این کار تشویق می‌کنند. به طور همزمان، آنها هر کاری که نیاز باشد انجام می‌دهند تا از علایق افرادشان حفاظت کنند. این کار شاید شامل کمک به تیم‌تان برای کنار آمدن با مسائل، اطمینان از احساس خوشحالی در محیط کار و صرف زمان برای برقراری ارتباط با آنها باشد.اما شما فقط زمانی که اعضای تیم‌تان را بشناسید می‌توانید به آنها کمک کنید تا از ظرفیت‌ها و توانایی‌های خود به طور کامل استفاده کنند و به اهداف‌شان برسند. بهترین راه برای این کار، داشتن جلسات منظم، ساختارمند و تک به تک با هر کدام از اعضای تیم است. این کار به شما اجازه می‌دهد تا آنها را متمرکز بر روی اهداف‌شان نگه دارید و به آنها کمک می‌کند تا سهم خود در «تصویر بزرگ‌تر» را درک کنند.
این جلسات منظم به تیم‌تان فرصتی می‌دهد تا مسائل را با شما در میان بگذارند یا سؤالات خود را مطرح کنند. همچنین باعث پرورش روحیه صداقت و صراحت تیم می‌شود. این محیط قابل‌اعتماد اجازه می‌دهد تا افراد به طور مؤثر بازخورد دهند و بازخورد دریافت کنند و حوزه‌هایی را آشکار می‌کند که نیازمند یا خواهان آموزش و توسعه فردی است.
توصیه:
جلسه تک به تک فرصتی عالی برای به کارگیری تئوری مسیر-هدف است. این نظریه به مدیران کمک می‌کند تا سبک رهبری خود را براساس نیازها و خواسته‌های مشخص تیم‌شان و موقعیت کنونی‌شان (مثل روابط تیمی، شرح شغل، حجم کاری تکراری یا پیچیده) برگزینند. استفاده از این ابزار به شما کمک می‌کند تا ارزیابی کنید که چند وقت یک‌بار باید جلسات تک به تک با اعضای تیم‌تان داشته باشید.
خطرات نداشتن جلسات تک به تک
زمانی که بازخوردتان در مورد عملکرد اعضای تیم را برای بررسی‌های عملکرد رسمی که به ندرت برگزار می‌شوند نگه می‌دارید، احتمالا برای اثرگذاری بسیار دیر است و شاید حتی باعث بی انگیزگی فرد شود.
اگر شما بازخورد منظم فراهم کنید، طرف مقابل احتمالا انگیزه بیشتری خواهد داشت؛ حتی اگر بازخورد منفی باشد. اگر چنین بازخوردی را با حساسیت بیان کنید، می‌تواند سکوی پرشی برای عملکرد بهتر باشد.با این حال، بدون جلسات تک به تک منظم، شاید بررسی کیفیت کار اعضای تیم و درنتیجه فرصت‌های رشد و توسعه فراموش شوند. سایر مشکلات محیط کار مثل مشاجره‌ها یا اشتباهات تیمی نیز احتمالا نادیده گرفته می‌شود. نتیجه می‌تواند غافلگیری ناخوشایند برای شما به عنوان مدیر و مسئول عملکرد تیم باشد، مخصوصا اگر چیزی از کنترل شما خارج شده باشد.
اگر چنین اتفاقی بیفتد، رابطه‌ی شما با تیم‌تان خراب می‌شود و هر اعتمادی که تا به حال ایجاد کرده بودید، از بین می‌رود. افراد شاید حتی تصمیم به ترک شغل گیرند، چون شما سریع و کامل با مسائل برخورد نکرده‌اید.حتی زمانی که هیچ احساس بدی بین شما و تیم‌تان وجود ندارد، اگر جلسات منظم با افراد نداشته باشید، احتمالا متوجه می‌شوید که بر مکالمات گذشته، فرصت‌های از دست رفته یا ایمیل‌های گیج‌کننده و زمانبر برای به اطلاع‌رسانی‌ها تکیه می‌کنید. احتمالا بهره وری هر فرد تحت تأثیر قرار می‌گیرد و ممکن است افراد دچار اشتباه شوند، چون ایده‌ای در مورد تصویر کلی ندارند.
توصیه:
به یاد داشته باشید که بازخورد نباید یک‌سویه باشد. اعضای تیم احتمالا چیزهای با‌ارزشی برای گفتن در مورد نحوه‌ی مدیریت تیم دارند، که می‌تواند در مورد چگونگی عمل کردن به عنوان یک واحد و یا راهکارهای ممکن باشد. زمانی را به گوش دادن به اعضای تیم‌تان و آنچه می‌خواهند بگویند، اختصاص دهید. به هر حال، آنها در خط مقدم قرار دارند و احتمالا مشکلات و راهکارهای عملی برای آنها را پیدا می‌کنند.
